Jak napisać oficjalnego e-maila

korespondencja elektroniczna

E-mail to wiadomość przekazywana drogą elektroniczną. Po pierwsze to bardzo szybki sposób komunikacji, po drugie darmowy, po trzecie powszechny. Czego chcieć więcej?

Dlatego jest też powszechnie używany sposób komunikacji w kontaktach biznesowych.

Jaki powinien być email

  • Treściwy – powinien zawierać w krótkiej formie opisane najważniejsze informacje. Jeśli mamy większą ilość danych do przekazania to lepiej je zawrzeć w załączniku w formacie pdf. W wiadomości piszemy czego dotyczy załącznik.
  • Oficjalny – wiadomość elektroniczna przyjęło się, że powinna być w formie oficjalnej. Oczywiście jak piszemy do znajomego możemy pisać w sposób mniej oficjalny. Jednak unikajmy nacechowania emocjonalnego.
  • Zwrot grzecznościowy – to zależy jaki jest charakter naszej wiadomości, do kogo piszemy. Czy chcemy podkreślić jego status. Wtedy możemy zacząć od „Szanowny Panie Dyrektorze”, mniej oficjalnie: Witaj Dagmaro! Albo zwyczajnie Witam,
  • Układ – pierwsza linijka to zwrot grzecznościowy j/w, potem robimy odstęp jednego wersu, następnie piszemy w jednym zdaniu o celu, w kolejnych kilku przedstawiamy całą sprawę. Na zakończenie napiszmy jakiego efektu oczekujemy. Kolejny wers odstępu i umieszczamy pozdrowienie oraz podpis.
  • Stopka i temat – czyli coś czego nie powinniśmy zostawić pustego. O ile stopka jeszcze przejdzie, o tyle temat jest koniecznością. Inaczej nasza wiadomość może nie zostać w ogóle otwarta. Temat to w kilku słowach zawarte spectrum wiadomości.

Co warto wiedzieć o wiadomości e-mail

Na pewno trzeba unikać długich tekstów. Takie wiadomości są po prostu wrzucane do kosza. Kolejne to nie używajmy go do spamowania. Jest to w polskim prawie zabronione. Wystarczy wcześniej wysłać zapytanie o zgodę na wysłanie oferty. Można też zamieścić w swojej wiadomości odnośnik do oferty, którą przygotowałeś dla klienta. On, jeśli będzie chciał może oczywiście kliknąć na link wtedy automatycznie zostanie przekierowany na stronę z ofertą. Po otrzymaniu wiadomości, że adresat nie wyraża zgody na wysyłanie ofert drogą elektroniczną, należy go koniecznie wykreślić z bazy danych.

Wiadomość e-mail może być i jest oficjalnym dokumentem wiążącym obie strony. Jest on w prawodawstwie polskim traktowany na równi z listem. W związku z czym umowy zawarte droga elektroniczną mają taką samą wiążącą wartość jak te pisane. Dlatego otrzymując informacje, na którą się nie zgadzamy należy wysłać szybko odpowiedź korygującą.

Źródła:

  • https://www.infakt.pl/blog/
  • http://mobiletry.com/

2 thoughts on “Jak napisać oficjalnego e-maila

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *